Esensi Bab 2 Akreditasi Puskesmas

31/01/2018 by : mmr

Seri Standar Akreditasi Puskesmas

Oleh dr. Merita Arini, MMR

Akreditasi FKTP adalah salah satu mata kuliah pilihan yang dipelajari di Prodi MMR UMY selain akreditasi RS yang sudah masuk dalam kurikulum secara tersistem. Pada mata kuliah ini, para calon manajer juga dipaparkan tentang bagaimana menjaga mutu di FKTP secara spesifik, di antaranya melalui penerapan akrediatasi FKTP.

Artikel ini merupakan kelanjutan dari artikel sebelumnya terkait esensi Bab 1 Akreditasi Puskesmas. Mengapa Puskesmas? Puskesmas memiliki kompleksitas yang lebih rumit dibandingkan dengan FKTP lainnya, sehingga jika peserta dapat menguasai akreditasi Puskesmas maka dengan mudah dapat memahami dan menerapkan pada FKTP lainnya.

Bab II pada akreditasi Puskesmas adalah tentang Kepemimpinan dan Manajemen Puskesmas. Bab ini meliputi tata kelola sarana Puskesmas termasuk di dalamnya persyaratan lokasi, persyaratan prasarana, dan peralatan, serta pengelolaan Puskesmas yang menitik beratkan pada data dan informasi Puskesmas. Pada bab ini juga menyangkut pengelolaan puskesmas terkait hak dan kewajiban pengguna.

Dalam bab ini, Puskesmas harus memenuhi persyaratan lokasi, sarana dan prasarana serta ketenagaan. Pendirian Puskesmas harus memperhatikan persyaratan lokasi seperti didirikan di tiap kecamatan, memenuhi rasio jumlah penduduk, dan memenuhi persyaratan kesehatan lingkungan. Pada tahap ini sesungguhnya mencerminkan bahwa tuntutan terpenuhinya kualitas akreditasi tidak hanya kepada Puskesmas ansich, namun juga kepada pemerintah dan dinas kesehatan setempat. Hal ini mengingat perencanaan pendirian Puskesmas sesungguhnya bukan dilakukan seketika menjelang akreditasi, namun jauh sebelum Puskesmas berdiri pemerintah daerah setempat harus telah menganalisis kelayakan pendirian Puskesmas yang meliputi lokasi, pasar, dan proyeksi lain-lainya. Rencana strategis dan rencana pembangunan Puskesmas yang diminta dalam akreditasi harus mampu menjelaskan analisis yang mempertimbangkan tata ruang daerah dan rasio ketersediaan fasilitas kesehatan (faskes) dengan jumlah penduduk. Oleh karena itu, di sini sangat jelas peran Dinas Kesehatan termasuk lintas sektor dalam mewujudkan pemenuhan persyaratan pendirian Puskesmas. Pihak terkait tersebut diminta mengevaluasi kembali pendirian Puskesmas apakah telah memenuhi persyaratan atau tidak serta menyusun rencana atau pengajuan jika sebagian syarat kesesuaian lokasi dan bangunan belum terpenuhi.

Selain memenuhi persyaratan lokasi, bangunan Puskesmas juga harus memenuhi beberapa persyaratan. Persyaratan bangunan Puskesmas di antaranya harus berupa bangunan permanen dan terpisah dari unit kerja lain. Artinya, Puskesmas adalah bangunan permanen yang berdiri sendiri, tidak menyatu dengan tempat tinggal atau unit kerja lain yang tidak relevan. Bangunan Puskesmas juga harus memenuhi kriteria lingkungan sehat dan memperhatikan kondisi lingkungan sekitar.

Dalam penyelenggaraan pelayanan, Puskesmas harus didukung dengan bangunan dan ruang yang memenuhi persyaratan minimal pendirian Puskesmas dan sesuai kebutuhan masyarakat. Ruangan yang minimal harus tersedia adalah ruang pendaftaran, ruang tunggu, ruang administrasi, ruang pemeriksaan, ruang konsultasi doker,  ruang tindakan, ruang farmasi, ruang ASI, kamar mandi dan WC, dan ruang lain sesuai kebutuhan pelayanan. Puskesmas harus memperhatikan kebutuhan khusus kelompok-kelompok vulnerable seperti lansia, difabel, anak, ibu hamil, serta ibu menyusui. Pada standar tersebut juga menuntut terpenuhinya faktor efisiensi dan efektifitas bangunan termasuk di dalamnya keamanan, kenyamanan, dan kemudahan bagi pengguna maupun pemberi pelayanan. Dalam elemen penilaian terkait bab ini, Puskesmas harus mempersiapkan denah Puskesmas yang dapat dianalisis oleh surveyor.

Selanjutnya, Puskesmas juga dituntut untuk selalu menjaga mutu sarana dan prasarana yang digunakan dengan melakukan pemeliharaan dengan baik. Pemeliharaan ini harus direncanakan secara rutin dengan penjadwalan, termonitor dengan baik, dan tercatat dengan baik. Daftar inventaris peralatan yang dimiliki juga harus di-update dengan baik. Adapaun untuk peralatan tertentu yang menbutuhkan perijinan khusus seperti radio-imaging, Puskesmas juga harus menjamin bahwa peralatan tersebut memiliki ijin yang senantiasa diperbaharui.

Dalam hal pengelolaan tenaga kerja, Puskesmas harus memastikan terpenuhinya jumlah dan kompetensi petugas sesuai persyaratan minimal yang berlaku. Yang harus terpenuhi pertama kali adalah persyaratan kepala Puskesmas. Hal ini ditunjukkan dengan adanya dokumen profil dan kepegawaian kepala Puskesmas beserta uraian tugas dan fungsinya. Tenaga kesehatan yang lain juga harus tersedia jumlah, fungsi dan kompetensinya. Hal in harus tercantum dalam analisis kebutuhan ketenagaan, yang menuangkan uraian tugas serta pemenuhan persyaratan kompetensi serta rencana pemenuhan kebutuhan apabila jumlah dan kompetensi belum terpenuhi. Pada aspek ini, dokumen terkait profesi juga harus tersedia dan diperbaharui sesuai peraturan yang berlaku, seperti STR (Surat Tanda Registrasi), SIK (Surat Ijin Praktik) dan lain sebagainya.

Pada standar berikutnya, Bab II akreditasi menekankan pada pengelolaan organisasi Puskesmas. Pada standar ini, yang pertama kali dinilai adalah terkait struktur organisasi Puskesmas. Struktur organisasi harus mencerminkan efektivitas manajemen, di mana kompetensi dan kewenangan sesuai dengan kebutuhan dan aturan yang berlaku serta mencerminkan alur komunikasi, kerjasama, dan keterkaitan dengan pengelola lainnya. Dalam standar ini Puskesmas akan diminta menyiapkan SK struktur organisasi yang disahkan Dinas Kesehatan setempat, SK penetapan penanggung jawab program oleh kepala Puskesmas, serta SOP alur komunikasi dan koordinasi.

Tidak hanya disusun, struktur organisasi yang sudah ditetapkan di atas harus senantiasa dikaji efektifitasnya. Bahkan, tidak hanya dikaji namun hasil kajian tersebut harus ditindaklanjuti dan dilaporkan kepada dinas kesehatan. Hal ini bertujuan agar struktur organisasi benar-benar berjalan dan terus terdapat upaya perbaikan dan penyempurnaan. Adapun dalam hal kompetensi pemegang struktur/ pengelola, penanggung jawab program, maupun penanggung jawab kegiatan juga harus direncanakan pengembangan yang relevan. Oleh karena itu, dokumen bukti berupa file kepegawaian, pola ketenagaan, persyaratan dan pemetaan kompetensi, rencana pengembangan kompetensi, serta bukti pengembangan kompetensi seperti seritfikat dan lain sebagainya harus terpelihara dan ter-update. Di sini perlu dipastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk pengembangan dan mengimplementasikan hasil pengembangan. Selain pada petugas yang telah bekerja lama, sistem orientasi juga harus ditetapkan di Puskesmas. Orientasi penting dilakukan agar pegawai baru memahami tata kerja, budaya, serta yang terpenting adalah budaya mutu dan keselamatan pasien yang harus dipenuhi.

Dalam bab ini dibahas juga tentang pengelolaan puskesmas atau manajerrial Puskesmas. Seabagaimana dalam bab 1 bahwa perencanaan Puskesmas harus disusun berdasarkan visi, misi, tujuan, dan tata nilai yang ditetapkan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat maka dalam bab ini penyelenggaraan kegiata puskesmas harus sesuai sebagaimana acuan dalam perencanaan. Oleh karena itu, harus ada mekanisme untuk memahamkan visi, misi, dan tata nilai organisasi kepada seluruh karyawan dan masyarakat. Kinerja puskesmas harus senantiasa dievaluasi untuk memastikan apakah sesuai dengan visi, misi, tata nilai, dan tujuan Puskesmas. Mengingat pentingnya visi, misi, tata nilai, dan tujuan sebagai acuan maka keempat komponen tersebut juga harus senantiasa ditinjau ulang untuk memastikan terpenuhinya kebutuhan masyarakat.

Dalam hal pengelolaan Puskesmas, dituntut juga adanya arahan pimpinan tujuan yang ditetapkan dapat tercapai.  Pimpinan mengarahkan, memonitor dan juga mengevaluasi kinerja untuk menjamin tercapainya tujuan, kualitas kinerja, serta pengunaan sumber daya yang efektif. Dalam standar ini dibutuhkan bukti pengarahan yang pernah diberikan pimpinan, misalnya dalam rapat atau koordinasi, SOP penialaian kinerja, serta SOP dan dokumen pencatatan dan pelaporan. Selanjutnya akuntabilitas Puskesmas harus pula dapat  menunjukkan capaian kinerja berdasarkan indikator-indikator yang ditetapkan. Capaian kinerja dipertanggungjawabkan kepada pimpinan untuk dilakukan tindak lanjut dan upaya perbaikan. Terkait dengan akuntabilitas, Puskesmas harus memiliki mekanisme yang ditetapkan dalam hal pendelegasian wewenagn apabila pimpinan atau penanggung jawab kegiatan berhalangan.

Puskesmas mendukung dan memfasilitasi pelaksanaan pembangunan berwawasan kesehatan dengan meningkatkan pemberdayaan masyarakat. Hal ini ditunjukkan dengan uraian tugas kepala puskesmas  SOP yang memuat pemberdayaan masyarakat serta SOP komunikasi dengan sasaran program tentang penyelenggaraan program dan kegiatan Puskesmas. pemberdayaan masyarakat dapat dilakukan sejak pelaksanaan survey mawas diri (SMD), perencanaan kegiatan, monitoring dan evaluasi kegiatan Puskesmas. Oleh karena tugas ini pula Puskesmas harus membangun tata hubungan (komunikasi dan koordinasi) yang baik dengan lintas sektoral. Jaringan pelayanan Puskesmas dan jejaring fasilitas kesehatan lain dikelola dan dioptimalkan untuk meningkatkan akses masyarakat. Jaringan diidentifikasi, dikoordinasikan dan dibina yang ditunjukkan dengan bukti identifikasi, program dan bukti pelaksanaan pembinaan beserta evaluasi dan tindak lanjutnya.

Dalam menjalankan kinerjanya, Puskesmas mengacu pada Pedoman dan Prosedur yang telah ditetapkan agar senantiasa konsisten dan relaibel. Dokumen pedoman dan prosedur ini perlu didokumentasikan dan dikendalikan. Untuk memastikan kinerja berjalan dengan baik, perlu dipastikan bahwa komunikasi internal berjalan lancer. Hal ini membutuhkan kebijakan dan prosedur komunikasi internal serta bukti adanya implementasi kominakasi internal dan tindak lanjut.

Agar kinerja dapat berjalan dengan efektif dan aman, maka perlu dipastikan bahwa lingkungan kerja aman. Hal ini dilakukan dengan meninimalkan risiko atau menggantikan prosedur yang tidak aman dengan hal yang dapat berdampak negative seperti kebisingan, paparan radiasi, temperatur, kelembaban, cuaca, serta  gangguan keamanan lingkungan. Hal ini dituangkan dalam kebijakan tentang manajemen risiko, Panduan Manajemen Risiko, serta bukti kajian risiko dan tindak lanjutnya.

Dalam bab ini, pengelolaan keuangan Puskesmas juga dinilai akuntabilitasnya. Sejak anggaran direncanakan/ disusun dan dikelola harus nampak akuntabel, transparan, dan dikelola dengan efisien. Hal ini dilihat dari bagaimana pimpinan melibatkan seluruh penanggung jawab program dan kegiatan dalam menyusun anggaran, dijelaskannya uaraian tugas dan tanggung jawab pengelola keuangan, dipatuhinya panduan pembukuan anggaran, SOP dan hasil audit kinerja pengelola keuangan.

Selain mengelola keuangan, Puskesmas juga harus mengelola data dengan baik. Puskesmas menyediakan informasi dan data untuk pengambilan keputusan di tingkat Puskesmas maupun Kabupaten dalam rangka menunjang pembangunan berwawasan kesehatan. Oleh karena itu harus adda kebijakan mengenai data apa saja yang harus disediakan, SOP pengumpulan, penyimpanan, dan pengambilan kembali data, analisis, pelaporan, dan distribusi data. Pengelolaan data ini juga harus dievaluasi dan dilaksanakan tindak lanjut sesuai hasil evaluasi.

Dalam hubungannya dengan pihak lain di luar Puskesmas, harus perhatikan hak dan kewajiban pengguna Puskesmas. Oleh karena itu harus ada kebijakan tentang hak dan kewajiban pengguna Puskesmas termasuk sasaran program, pasien, dan masyarakat secara umum. Hak dan kewajiba pengguna tersebut disosialisasikan dengan berbagai media yang efektif sesuai dengan kondisi masyarakat setempat.

Terkait denga pola hubungan dan upaya untuk menjalankan upaya dan kegiatan Puskesmas,  maka perlu ditetapan peraturan internal mengenai perilaku pipminan dan karyawan. Peraturan tersebut harus mencerminkan tujuan, visi, misi dan tata nilai Puskesmas. Dalam standar ini dinilai adanya SK dan kesepakatan tentang peraturan perilaku karyawan.

Dalam hubungannya dengan pihak ketiga harus ditetapkan kebijakan tentang kontrak dan evaluasi kinerja pihak ketiga. Dokumen kontrak, indikator kinerja yang dinilai dalam monitoring kinerja pihak ketiga, hasil evaluasi dan tindak lanjut harus pula dilampirkan.

 Bab 2 dalam standar akreditasi ini memang sekilas Nampak sangat banyak dibandingakn dengan standar lainnya. Namun demikian, manajemen Puskesmas harus berpikir sistem dan meninggalkan pola berpikir Pokja oleh karena setiap bab dalam akreditasi terkait satu sama lainnya.